II. Ulusal Yönetim Bilişim Zirvesi

Geçtiğimiz hafta sonu 2-3 Mayıs 2015 tarihinde bilişimin nabzı adeta Bartın’da attı. 19 üniversiteden toplamda 1200 kadar katılımcının bulunduğu bu zirvede 22 konuşmacı sahnede yer aldı. Canlı Yayın ve Blog Ödülleri gibi ilklerin de gerçekleştiği bu zirve sosyal medyada ve basında büyük ses getirdi. Herkesin beğenisini kazanan II. Ulusal Yönetim Bilişim Zirvesi’nin hazırlıkları 14 ay boyunca sürdü. Merak edilen sorularınızın yanıtını organizasyon ekibiyle keyifli bir röportaj halinde gerçekleştirdik.

Biz sorduk onlar sizin için yanıtladı:

  1. Zirve ekibinde yer alma maceranız nasıl başladı?
  2. Zirve çalışmaları sırasında kayda değer bulduğunuz önemli anlardan kısaca bahseder misiniz?
  3. Çalışmalar sırasında en çok hangi konularda zorlandınız, bu süreçleri başarılı bir şekilde yönettiğinizi düşünüyor musunuz?
  • I. Ulusal Yönetim Bilişim Zirvesi fikri ortaya atıldığında bende neden 2.’si Bartın’da gerçekleşmesin dedim. Oluşturduğum 5 kişilik bir ekiple II. Ulusal Yönetim Bilişim Zirvesi çalışmalarına başladım. Yoğun çalışmalardan sonra zirveyi almayı başardık.
  • Organizasyonun hazırlık çalışmaları boyunca  takım çalışmasının nasıl yapılması gerektiğini çok iyi anladım ve yönettim. Bununla birlikte bağlantılarım oldukça arttı. Tahmin bile edemeyeceğim birçok firmayla tanışma imkanı buldum, rüya gibiydi.
  • En çok zorlandığım  konu sponsorluk ve firmaların vermiş olduğu sözleri yerine getirmemeleriydi. Böyle bir şeyle karşılaşacağımı tahmin ediyordum bu yüzden sürekli çözüm odaklı fikirler ürettik. Zirvede kriz yaşamamak için farklı alternatifler ürettik. Öngörüyle birlikte kriz yönetimini başarıyla gerçekleştirdik.
  • Ercan ile ev arkadaşıydık. Onun Burdur’da düzenlenecek zirvenin 2.’sini mutlaka  Bartın’da yapmalıyız demesi ile başladı her şey. Ekibimizi oluşturduk ve hazırlık çalışmalarına başladık. Daha sonra 2. zirveyi almayı başardık.
  • Sanırım sponsorların kesinleştiği andı. Bu, bir şeyler başarmanın kanıtıydı. Gençliğe ve bilişime gerçekten güvenen birilerinin olması bizi bu yolda desteklemesi çok önemliydi.
  • Tabii ki en çok sponsorlar konusunda zorlandık. Biz her zaman kendimize güvendik, sabrettik ve alnımızın akıyla bu sürecinde üstünden gelebildik. Benim düşüncem; günümüzde örgüt başarıları konuşulurken kişisel başarılar arka planda kalmaya başlıyor. Heleki  bilişim ve yönetim kademesinde biriysen ekip çalışması büyük önem arz ediyor. Bulunduğum ekip bana inanılmaz şeyler kattı. Hepsine çok çok çok teşekkür ediyorum tekrardan.
  • Ercan ile 4 yıllık güzel bir arkadaşlığımız var. Burdur’da düzenlenecek zirveyi anlattı. Bunu Bartın’a almamız gerektiğini söylediğinde büyük bir heyecan sarmıştı beni. Ekibe katılmam ile birlikte çalışmalara başladık. Zirveyi almayı başardıktan sonra çalışmalar sırasında gün be gün büyüyen bir aile olduğumuzu gördük.
  • Zirve için yaptığımız görüşmeler sürerken zamanla müthiş bir ortam oluşmaya başladı. İzmir, Ankara, İstanbul gibi şehirlerde arayış içerisindeyken zamanla bağlantılarımız arttı. Gittiğimiz yerlerde artık “Ooo! Gençler buraya da gelmiş. Hoş geldiniz! Bir ihtiyacınız var mı? Ne durumdasınız?” gibi hoş tepkiler almaya bile başlamıştık.
  • Sponsorluk konusunda ciddi anlamda gerçeklerle yüzleştik. Kimileri sözünde durmadı. Kimileri bizi dinlemedi bile. Biz yine de yılmadık sürekli görüşmelere devam ettik. Sonunda bir çok değerli kurum ve kişilerin desteğini almayı başardık.
  • Her şey 2013 Aralık ayında Ercan Salman’ın benimle 2. zirve fikri için iletişime geçmesiyle başladı. Bende zaten bu teklifi beklediğimi belirterek kabul ettim. Aynı hafta içerisinde yaptığımız toplantı 1,5 senelik bir serüvenin ilk adımlarıydı. Daha sonra ekibimiz büyüdü.
  • Ankara, İstanbul, İzmir, Eskişehir, Burdur… Adeta Türkiye’nin karış karış her yerinde bize destek olacak eller aradık. Öğrenci imkanlarını zorlayarak bilişim etkinliklerinin hiçbirini kaçırmamaya çalıştık. Sponsorluk görüşmelerimiz sırasında çok badireler atlattık. Yaya yolu olmadığı için bariyerlerden atlamak, şehirden uzak gittiğimiz firmaların kapılarında saatlerce bekleyip bizlerle görüşmeyi reddeden firmalardan eli boş dönmek bunlardan sadece bir kaçıydı.
  • En büyük sıkıntımız mekan konusuydu. Bartın’ın küçük bir şehir olması sebebiyle imkanlarımız oldukça sınırlıydı. 500 kişilik bir kapasitesi olan bir salonda 20 üniversite ağırlamak işimizi oldukça zorlaştırıyordu. Bunu gelecek üniversitelere kontenjan vermekle çözüme ulaştırdık. Gelemeyecek öğrenciler konusunu da canlı yayın uygulamasıyla çözdük.
  • Sınıf arkadaşım Bedirhan sayesinde zirveden haberdar oldum. Ekibe dahil olmak için çok istekliydim ve Ercan ile iletişime geçecektim. Aynı gün içerisinde kendisi benimle iletişime geçince sürpriz oldu benim için. Yapılan toplantıdan sonra bana görevlerim anlatıldı ve bende seve seve kabul ettim.
  • Uzun süren toplantılarda hararetli tartışmıştık. Bizler sponsorluk konusuna pek vakıf olmayınca bu işin üstadı olduğunu henüz bilmediğimiz Ercan’a karşı cephe almıştık adeta. Bu tartışmanın bizi birkaç adım ileri taşıdığına inanıyorum. Bunun akabinde de Ercan’ın bizi Ankara Bilişim Kurultayına götürmesiyle, işlerin işleyişini öğrenmiş olduk.
  • Ekipçe zorlandığımız çok şey vardı. Bartın ufak bir şehirdi. Belediye, Valilik gibi resmi kurumların dışında Bartın’da sponsor bulamadık.  Zirve sırasında çıkan aksilikleri çözmek için baya koşuşturma içindeydim. Sürekli heyecanlı, oraya buraya koşturan, stresli, biri vardı. Sonuç olarak yine de konuk karşılama ekibiyle birlikte bu süreci başarılı bir şekilde yönettiğimizi düşünüyorum.
  • Sınıf arkadaşım olan Ercan’ın sunuculuk teklifiyle bende ekibe katıldım. Bu gurur verici ve mutlu olmamı sağlayan bir durumdu. Daha sonra ise sunucu ismi değişince Konuk İletişim Koordinatörü olarak yeni görevime başladım.
  • Çok fazla anımız var. Özellikle bu büyük organizasyonun altında kalkamama durumu bizi tedirgin etse de ekip içi motivasyonla birbirimizi destekledik.
  • İlk başlarda aramızdaki iletişim sorunu bizi zorladı. En çok sponsorluk araştırmalarında zorlandığımı söyleyebilirim çünkü reddedilmek motivasyonu düşürücü bir etki yarattı bende. Bize verilen desteği gördükten sonra her şey olumlu ilerlemeye başladı. Artık ne yapacağımızdan emindik.
  • Bu organizasyonda bende elimden geldiğince katkıda bulunmak amacıyla Ercan ve Gönül ile iletişime geçtim. Gerekli konuşmalar sonucunda ekibe dahil oldum.
  • Zirve çalışmaları devam ederken bir takım planlarımız için Bartın firmalarıyla görüşmeler gerçekleştirmemiz gerekiyordu ve bu konuda oldukça zor durumda kaldık. Buna rağmen biz yılmadan usanmadan amacımızı gerçekleştirmek için elimizden geleni yaptık ve başardık.
  • En zorlandığımız konulardan biri de sponsor bulmaktı. Ekip arkadaşlarımızla bununda üstesinden geldik. Azmimizin sonunda çok güzel bir şekilde zirveyi gerçekleştirdik ve mükemmel geri dönüşler aldık bunlar bizi mutlu etti.
  • Bu büyük farkındalık geçen yıl Mart ayında düzenlenen 1. Zirvenin sonunda 2 .sinin Bartın’da düzenleneceğini duyduktan sonra başladı . Bizler bu heyecanı o anda deli gibi yaşadıktan sonra hazırlıklara bir an önce başladık.
  • İlk olarak Alper Hocanın sınıfta zirvenin tanıtım videosunu göstermesiyle başladı. O anda bu ekipte yer almam gerektiğimin farkına vardım. Gönül ile irtibata geçtim ve istenildiği takdirde bu ekipte olabileceğimi söyledim. Bir hafta içerisinde Ercan Salman’dan geri dönüş aldım ve benimle görüşmek istediğini söyledi. Bu ekipte yararlı olacağımı söyledi. Bende seve seve teklifi kabul ettim.
  • Ekibe ilk önce alt ekipte girdim. Fakat sonraları Ercan bana “seni üst ekipte görmek istiyoruz” dedikten sonra üst ekiple toplantılara başladık ve o ilk toplantı hayatımda gerçekten iyi şeyler olacağını hissettirmişti bana.
  • En çok zorlandığım kısım öğrencilerin buraya nasıl ulaşacağı konusuydu. Herkesin aynı saatlerde Bartın’da olmaları gerekiyordu. Farklı mesafeler söz konusuydu. Kerem arkadaşımızla birlikte çözüm odaklı araştırmalar yaptıktan sonra çözümler geliştirdik ve bu bilgileri üniversite temsilcileriyle paylaştık. Zirve günü bu çalışmamızın başarılı bir şekilde sonucunu gördük.
  • Her şey aslında ilki Burdur’da gerçekleşen I. Zirveye online kayıt olmamla birlikte başladı. II. Ulusal Yönetim Bilişim Zirvesi’ni kendi üniversitemize getirmeyi başardığımızda yol dönüşü Ercan bana ekibe katılmak isteyip istemediğini teklif ettiğinde direk kabul ettim.
  • “Siz bunu yapamazsınız.”, “Bartın’da bunu yapmak çok zor, vazgeçin.” söylemlerine kulak asmadan tüm çalışmalarımızı son hızıyla sürdürdük ve işimizin büyük bir kısmını tamamladığımızda az önceki söylemlerde bulunan şahısların bizi hayranlıkla tebrik etmesi beni en çok etkileyen olaylardan biriydi.
  •  Her ne kadar sponsor konusunda zorlansakta; en çok zorlandığımız kısım konferans salonunun fiziksel koşullarının istediğimiz standartın altında olmasıydı. Katılımcıların bu durumdan rahatsız olması en büyük korkumuzdu. Bu yüzden farklı şeyler deneyip salonumuzun küçüklüğünü hissettirmememiz gerekiyordu. Bu süreç beni en çok zorlayan süreçlerden bir tanesiydi.
  • Zirve maceram Burdur’ da düzenlenen ilk zirveye gitmekle başladı. Geldikten sonra kurulan ekipte yer aldım.
  • Ekibimizin Bartın’da olmasına rağmen İstanbul, Ankara, İzmir ve Eskişehir’de sponsor arayışı içinde olmamız önemli anlardandı.
  • Teknik ekip olarak dekor bulma ve mikrofon sorunun çözmekte zorlandık. Dekorumuzun büyük bir kısmını yapsak da bile bazı dekorlardan vazgeçtik. Diğer sorunları da sonra alternatif çözümlerle çözebildik. Aksiliklere rağmen orta derecece başarılı olduğumu düşünüyorum.
  • Zirveyi duyduğumda çok hevesliydim. Semih Aydıntepe aracılığıyla Ercan Salman ile görüştüm. Görüşmelerin ardından konuk karşılamada yer aldım. Daha sonra Araştırma Geliştirme Koordinatörü olarak devam etsem de en son görevimi Teknik Koordinatör olarak noktaladım.
  • Bartın ve İstanbul’da ki sponsorluk görüşmeleri, hangi konuşmacının seçilmesi gerektiği ve en önemlisi hayallerimdeki sahne tasarımını gerçekleştirmemiz benim için en önemli anlardan bazılarıydı.
  • Sahne arkası, sahne önü ve reji arasındaki bağlantıyı kurarken çok zorlandığımı itiraf etmeyelim. Ekip arkadaşlarımın sayesinde başarılı bir şekilde kriz yönetimini oluşturduğumuzu düşünüyorum.
  • I. Ulusal Yönetim Bilişim Zirvesi’nde de yine ekipten olmamın ve konuşulacak işler çıkarmanın vermiş olduğu tanınmayla  Bartın’da düzenlenecek 2. zirve için Ercan’dan teklif aldığımda verdiğim “Evet, bende bunu bekliyordum zaten” cevabıyla beraber başladı her şey. Süreç sonunda 2 yıldır ekip içerisinde yer alan en tecrübeli kişi oldum 🙂 Hatta 3.’sü için de teklif aldım ama zirvede bırakmak istediğimi söyleyerek teşekkür ettim. Sanırım zirve tarihi boyunca bu uzun süre egale edilemeyecektir.
  • En önemli bulduğum anlar elbette başarının geldiği, sponsorluk tekliflerinin kabul edildiği kendi adıma da çalışmalarımı ilerletmem, sosyal medyayı başarılı bir şekilde yönetmem oldu.
  • En çok zorlandığım konulardan biri uzaktan ekibe dahil olmamdı. O sırada Erzurum’da bulunuyordum. Daha sonra yatay geçişle birlikte Burdur’a geçtim. Yatay Geçiş adaptasyon sorunları bir yana dursun büyük bir hastalık atlattım. 6 ay  tedavi gördüm. Bu süreçlerde çalışmalarda epey zorlanıyordum kolumda serumla tasarım yaptığım oldu. Ailem gibi olmuş ekibin bir parçası olmak inanılmaz beni motive ediyor. Onlarla beraber her şeyin üstünden geldim. Bunun için ekip arkadaşlarıma sonsuz teşekkürlerimi sunuyorum.


Onlar  kocaman bir aile oldular 14 aylık zorlu hazırlık çalışmalarında her biri yontulmayı bekleyen birer madendi. Sabırla, azimle ışıldadılar. Ve her biri elmas gibi parladı. Şimdi her biri keşfedilmeyi bekleyen ekip arkadaşlarıma ithafen…